Manapság ha új lakásba, vagy albérletbe költözünk, szerződést kötünk, új terméket vásárolunk, vagy beiratkozunk az egyetemre, az ügyintézés rengeteg papírmunkával jár. Nekünk ebben annyival kell kivenni a részünket, hogy aláírásokat osztogatunk, és aztán hazavisszuk a szükséges dokumentumokat, szerződéseket, amelyeket elteszünk a későbbiekre, hiszen bármikor szükségünk lehet rájuk. Emellett havonta érkeznek számlák, befizetésre váró csekkek a postával, amelyeket érdemes megőrizni, hiszen így visszakövethetőek a kiadásaink és ha spórolni szeretnénk, a számlák segítségével lehetőségünk van profi költségvetést készíteni. Ezeket a dokumentumokat úgy és ott kell tárolni, ahol bármikor hozzáférhetőek maradnak, hiszen előfordulhat, hogy szükségünk lesz rájuk – például ha hitelre szeretnénk törleszteni egy drágább terméket, akkor általában kérni szokták a bankszámlakivonatunkat vagy a kereseti igazolásunkat. Ha pályázni szeretnénk valamilyen támogatásra, akkor is szükségünk van néhány dokumentumre. Ez esetben sokkal egyszerűbb dolgunk van, ha pontosan tudjuk, melyik iratot hol tároljuk és a következő órában ne eszeveszett papírdobálás és káromkodás legyen a programunk.
Azonban ahhoz, hogy a végtelen papírhalmazban megtaláljuk a számunkra szükséges iratokat, fontos, hogy egy rendszert vezessünk be a tárolásuk során. Most leírom, én hogyan rendszereztem az évek során felgyülemlett dokumentumokat, így ha szükségem van egy bizonyos iratra, akkor pontosan tudom, hová kell nyúlnom.
Kép innen: http://www.globalplaza.hu/kategoria/iratrendezo-mappa-archivalo
Első lépésként ki kell válogatnunk azokat a papírokat, amelykre szükségünk van és azokat, amelyekre nincs. Például felesleges tartogatnunk az internetszámlával együtt érkezett szórólapot, hacsak nem szeretnénk hasznát venni. (Egyébként ha a kidobandó papírok között szerepel olyan, melynek a hátoldala üres, akár nyomtatásra, rajzolásra, jegyzetelésre, vagy papírhajtogatásra újrahasznosíthatod. Ha nincs kedved hozzá, mehet a papírlerekóba.) Ha kiválogattuk mindazokat, amelyekre szükségünk van, akkor mehet is a szelektálás. Neked tetsző és kézenfekvő csoportokra kell osztanod a kupacokat. Fontos, hogy egy kupac ne 200 dokumentumból álljon, mert akkor gyakorlatilag nincsen értelme a válogatásnak. Igyekezz a legapróbb részletekig szortírozni. Például kerüljenek külön kupacba a számlák, a szerződések, az autó dokumentumai, a lakáshoz tartozó iratok (alaprajz, adás vételi szerződés, stb.), az iskolai/egyetemi papírok, az orvosi papírok és így tovább. Ha ezek a csoportok megvannak, akkor következhet a nagyobb csoportok szelektálása. Ha rengeteg számla halmozódott fel az évek során, érdemes ezeket is különosztani: Kerüljenek egymástól külön a telefonszámlák, a rezsiköltséges számlák, az internetszámla, a televízió és így tovább. Egészen addig csináld a csoportosítást, amíg nagyjából emberi méretű kupacokat kapsz. Ha 10 éve havonta egyszer kapod a telefonszámlát, valószínűleg annyi papír jött már össze, hogy ahhoz, hogy megtalálj egyet közülök, végig kell lapoznod az egész halmot. Ez esetben ezt is bonthatod: Válogasd szét őket év, vagy hónap szerint. A lényeg, hogy átlátható mennyiségű dokumentum kerüljön egy-egy kupacba, olyan válogatási elv szerint, ami neked a leginkább logikus – ez személyenként eltérő lehet, ezért nem kell követned amit én most leírtam, ez csak egy irányelv, hogy ha nincs ötleted, legyen hol elindulnod, de szabd személyre a csoportosítást a saját igényed szerint.
Ha a kupacok kész vannak, fűzd be őket egy genothermbe (magyarul bugyi) és mindegyiket címkézd fel az alapján, hogy mit tartalmaz. Írhatsz a bugyira alkoholos filccel, vagy akár öntapadós vignettákkal is felcímkézheted őket: A lényeg, hogy egyértelműen látható legyen, hogy melyik bugyi milyen papírokat tartalmaz. Ezt nagyjából úgy kell elképzelni, mintha könyvtárban járnál. Ha tudod, melyik könyvet keresed, akkor tudod, melyik betűnél találhatod meg. Itt is ez az elv lép működésbe, ha keresel egy szerződést, tudod, melyik bugyiba kell belenézni. 😀
A bugyikat utána lefűzheted kemény borítású lefűzőmappába. A legtöbb lefűzőmappát az oldalán felcímkézheted, és sorba állíthatod őket a polcon. Hogy mennyire lesz szükséged, az attól függ, mennyi papírhalmaz csücsül otthon, valamint attól is függ, mi az, amiket a feltétlenül szükségeseken kívül még elteszel. Én például a számlákat – ahol van rá lehetőség – online igényeltem, így ugyanúgy visszakövethető lesz a jövőben, de megszabadultam több kilónyi felesleges papírhalomtól. Ha te papírformában kapod, de szeretnéd megőrizni, akkor tedd azt. Nem kötelező semmi, csináld úgy, ahogy neked a legjobb.
A kemény fedeles lefűzőmappákból egyébként szuper lakásdekorációt is kreálhatunk. Ha nyitott polcon tárolod őket, ahol jól látható, akár fel is használhatod az enteriőrödben. Szalvétatechnikával, festékkel, matricákkal dekorálhatod őket a szoba hangulatához és színeihez igazítva azt.
Te hogyan tárolod otthon a szükséges iratokat, szerződéseket?
Kommentek