Arról már volt szó, hogy ha sok a dolgunk, akkor milyen módszerekkel tudjuk beosztani úgy az időt, hogy minden feladatot el tudjunk végezni úgy, hogy legyen időnk a szórakozásra és a pihenésre is – mindezt úgy, hogy elkerüljük a kiégést. A határidőnapló és teendőlista használatáról már írtam korábban itt.
Gratulálok, profi vagy!
Tegyük fel, hogy már van egy profi teendőlistád és már megtanultad, hogy melyek a helyes és hatékony időbeosztás ismérvei. Listáztad a teendőidet előző este és nincs más dolgod, mint nekiállni a feladatok elvégzésének, aztán kihúzni őket a listáról. Majd ha már nem maradt teendő az adott napra, akkor jöhet a jól megérdemelt pihenés, hiszen a magad elé állított feladatokat elvégezted. Hurrá.
Na de mi van akkor, ha annyi a dolgod, hogy nem tudod, hogyan és melyikkel kezd a munkát? Arról is írtam már korábban, hogy a teendőlista elvégzése során vannak bizonyos esetek, amikor a feladatok logikai sorrendben követik egymást. Például, amíg nem mentél el bevásárolni, nem fogod tudni megfőzni az ebédet, tehát logikusan következik az egyik feladatból a másik. Vagy amíg nem porszívóztál fel, addig a felmosásnak sincs túl sok értelme. Ezekben az esetekben megvan a logikai felépítés, így előre tudni fogod, hogy melyik feladattal kell elkezdened a munkát.
Vannak azonban olyan helyzetek is, amikor a teendők között nincsen logikai felépítés, egymástól függetlenül is elvégezheted őket. Ekkor több lehetőséged is akad a válogatásra. Elsőként fel kell mérned, hogy jelenleg mennyi idő áll a rendelkezésedre a munkához. Például ha tudod, hogy fél óra múlva találkozóra kell indulnod, akkor már nincs időd kitakarítani a lakást, de egy rövid telefonhívás, vagy egy email elküldése még beleférhet. Igyekezz úgy időzíteni a feladatokat, hogy ha nekiállsz, akkor elegendő időd is legyen elvégezni. Ha egy adott teendőt csak tessék-lássék módon végzel el, akkor lehet, hogy ezért legközelebb majd duplán kell dolgoznod, vagy elkezdheted előről az egészet.
Vegyünk példának egy ajándékcsomagolást. Beszerezted az ajándékot, a csomagolóanyagot és még a kísérőkártyát is. Látod, hogy még van 10 perced az indulásig és szeretnéd kihasználni a holtidőt (nagyon helyes!) és úgy döntesz, becsomagolod az ajándékot. De a csomagolás több időt vesz igénybe, ha preciz munkát szeretnék kiadni a kezedből, de mivel szeretnél elkészülni, összecsapod, és tessék-lássék munkát végzel. Ez azt eredményezni, hogy tépheted le a csomagolópapírt és kezdheted előről a munkát, amikor egy picivel több időd lesz. Remélem, maradt a csomagolóanyagból elég.
A másik jó módszer arra, hogy ha nem tudsz dönteni, hol fogj neki a munkának az, ha kiválasztod azt az egyet, ami a számodra a leginkább kedvesebb, vagy amit szívesebben végzel el a többinél. Ez a módszer azért hasznos, mert ha egy sikerélményt már szereztél aznapra, és egy teendőt már kiradírozhattál a listádról, az hatalmas löketet, energiát és akaraterőt ad a továbbiakhoz. Ha olyan beállítottságú ember vagy, akit a sikerélmények hajtanak előre, akkor ez a módszer jó alapot biztosít a munka elkezdéséhez. Elképzelhető viszont, hogy téged az motivál, ha a nagy részén már túl vagy a feladatoknak, vagy ha tudod, hogy a legnehezebb, legmegerőltetőbb feladatot már elvégezted. Ilyenkor válaszd azt a feladatot, amit a legkevésbé szeretnél, vagy amihez a legkevesebb kedved van. Ha túl vagy rajta, akkor már jöhetnek a könnyebbek, így a lista végére már szívesen végzed el a számodra kedvesebb teendőket.
Kép innen: https://wellnesscorp.files.wordpress.com/
Na oké, most már tudom, hogy hol kezdjem el, de mikor?
A legnagyobb problémát az szokta okozni, hogy felállítottál egy listát, szépen összeírtad a feladataidat, de az, hogy leírod, az még nem garancia arra, hogy el is végzed. Ilyenkor szoktak jönni a kifogások, hogy még megiszok egy csésze teát, aztán nekilátok, de még előtte gyorsan felhívom a barátnőmet (másfél óra), 10 perc alatt gyorsan megnézem, történt-e valami újdonság a neten (1 óra), és még csinálok egy szendvicset, amit gyorsan megeszek – persze elálmosodom tőle, így eldőlök a kanapén egy fél órára. Ha ezeket összeszámoljuk, akkor gyakorlatilag mondhatjuk, hogy sok esetben a nap nagy része halogatással telik. Kifogásokat gyártasz, aztán megmagyarázod magadnak, hogy miért jó az, ha nem állsz neki most rögtön a feladataidnak. Ennek sokszor az a vége, hogy a feladatlista elvégzéséből nem lesz semmi, és végül lelkiismeretfurdalással ugyan, de lefekszel aludni és azt mondod, majd holnap. Persze holnap a mai listához még hozzátevődik a holnapi lista is, tehát dupla annyi feladattal kell megbírkóznod, és még annyi kedved sem lesz nekiállni, mint annak előtte, érthető okok miatt.
Első lépésként fel kell ismerned, amikor kifogásokat keresel. Tudatosan oda kell figyelned arra, mikor mit mondasz, hogy miért nem állsz neki a feladataidnak. Felhívom a barátnőmet – fontos ez jelenleg? Olyan témát szeretnék vele megvitatni, ami nem várhat? Rendben, ez esetben tedd meg a szükséges lépéseket. De ha csak azért szeretnéd felhívni a barátnődet, hogy addig se kelljen nekiállni a feladatoknak, tehát időhúzás céljából, akkor az bizony egy jó kifogás. Ezeket a különségeket kell időben felismerned. Amint elhatározod, hogy nekiállsz a napi teendőknek, figyelj oda, mit mond a fejedben a hang – miért ne állj neki most és azonnal. Próbáld meg kitalálni, hogy valóban van fontosabb dolgod, vagy csak próbálsz megmenekülni a feladat elől. Ha a kifogásod várhat, ne törődj vele. Hidd el, hamar bele fogsz jönni a munkába. Közhely, de az első lépés mindig a legnehezebb. Ha már elindultál valahol, akkor a többi már menni fog magától. A lényeg, hogy ennél az első induló lépésnél ne engedd magad visszatartani.
A másik lehetséges módszer, ha jellemző rád a halogatás, az a feladatok időzítése. Ma már mindenkinek a telefonján van ébresztőóra. Könnyedén bevetheted a kütyüt az ilyen helyzetekben: Gondold végig, mikor, mit szeretnél csinálni és arra az időpontra, amikor jónak látod, vagy amikor a leginkább elemedben szoktad érezni magad, állítsd be az ébresztőt. Amikor megcsörren a telefon, hagyd abba, amit addig csináltál és állj neki. Ehhez viszont részletesebb tervre van szükséged, mint az esti listaírás. Nagyjából ki kell tudnod számolni, egy egy feladat mennyi időt vesz igénybe és figyelned kell a pihenőidőkre is. Az agyad folyamatosan teljes kapacitással nagyjából másfél órát tud működni, aztán pihenésre van szüksége. Ez az idő egyénenként eltér, nagyjából ismered már magad annyira, mennyi ideig tudod működtetni az agyad teljes koncentrációval és odafigyeléssel. Ha fél órát dolgoztál, utána tarts 10 perces szünetet, de az is lehet, hogy neked csak 1 óra intenzív munka után van szükséged pihenésre, ekkor oszd be az idődet úgy. Azt is megteheted, hogy a teendőlistán a feladataid mellé beírod a konkrét időpontot, amikor el szeretnéd kezdeni a melót. Például ha 8-kor kelsz fel és egy órára van szükséged ahhoz, hogy felébredj és összeszedd magad, akkor beállíthatod az első feladat időpontját 9 órára. Így amikor megszólal az óra, akkor nincs mese, le kell ülnöd és el kell végezned a munkát.
Nem javaslom, hogy az utolsó pillanatra ütemezd be a feladataidat. Ha például egy hétvégi teendőlista hosszúra nyúlik, és aznap nem dolgozol, nem a legoptimálisabb megoldás, ha késő délutánra listázod a feladatokat. Egyrészt folyamatosan az órát fogod nézni, hogy jajj, már csak 15 percet olvashatok, vagy még 1 óra és neki kell állnom a dolgomnak, másrészt egész nap azzal a tudattal kell megpróbálnod szórakozni, kikapcsolódni, hogy tudod, aznap még számtalan feladat sorakozik előtted. Hidd el, sokkal megnyugtatóbb érzés mihamarabb letudni a feladatokat és utána jöhet az édes semmittevés és a pihenés – szorongás és lelkiismeretfurdalás nélkül. Itt viszont szeretnék visszatérni az előző pontra, miszerint ahhoz, hogy az időbeosztásod profi módon működjön és tartható legyen érdemes arra is odafigyelned a tervezés során, hogy mikor vagy azon a ponton, amikor a leginkább működik a koncentráció. Ez is egyénenként eltérő lehet. Van, akinek kora reggel van tetőfokán a bioritmusa és majd kicsattan az energiától – nekik ez a legideálisabb időpont a munkavégzésre. De az is lehet, hogy te olyan típus vagy, hogy rengeteg idő kell, hogy magadhoz térj, ezért általában a délutáni órákban vagy leginkább elemedben. Akkor te ezeket az időpontokat válaszd ki. Ehhez egy adag önismeretre is szükséged lesz.
Ezekkel a módszerekkel össze tudod kombinálni a feladatokat és egyéb teendőket, így ha megszólal az ébresztő, biztosan nem marad ki semmi.
Te hogyan veszed rá magad a munkára, ha az nincs előre meghatározott időhöz kötve?
Kommentek
Kommenteléshez kérlek, jelentkezz be: