Mindegyikünk élete más és más. Mások az állandó programjaink, más a munkánk, másmilyen a lakásunk és másik városban, vagy földrészen élünk, ezért semmiképpen sem szeretnék általánosítani. Azonban abban talán mindannyian egyetértünk, hogy egy átlagos nap során is rengeteg információ éri az agyat. Időpontok, tennivalók listája, pletykák, munkahelyi feladatok, aggodalmak és megoldásra váró problémák, amelyeket jó esetben elraktározunk, rosszabb esetben a szervezet egyszerűen megnyomja a delete gombot. Hogy ez ne fordulhasson elő és hogy plusz szorongástól és feszültségtől kíméljük meg magunkat, kitalálták a határidőnaplót és a különböző teendőlistákat. Tévedés azt gondolnod, hogy ezeket az eszközöket csak az elfoglalt üzletemberek és cégvezetők alkalmazzák. Talán ez a feltételezés abból indult el, hogy nekik a munkájukból adódóan annyi inger éri az agyukat, hogy képtelenség mindet fejben tartani, valamint egy elmaradt találkozó, vagy elfelejtett időpont komoly munkahelyi mélyponthoz, vagy üzleti partner elvesztéséhez, később anyagi gondokhoz vezethez.
Tudományos bebizonyított tény, hogy a túl sok információ tárolása szorongáshoz és aggodalmakhoz vezethet. Ez természetesen elkerülhető, ha a teendőinknek és időpontjainknak külön felületet biztosítunk a fejünkön kívül – például egy határidőnaplóban. Ahogy már feljebb említettem, nem lehet egy kalap alá venni az életünket, ezért nem is szeretnék egyénre szabott tippeket adni, de leírom nektek azt a módszert, amit én a mindennapok során alkalmazok. Ez egy irányvonal, nem szentírás, így ha úgy érzed, hogy sokszor kaotikus káosz uralkodik a fejedben, gyakran elmaradnak teendők, vagy gyakorlati tanácsokra van szükséged, olvass tovább.
Fontos picit beszélnünk a teendővezetés felületéről. Itt sem szeretnék általánosítani. Van, aki az online felületeket részesíti előnyben, van, aki naptárt használ, van aki egy használaton kívüli általános iskolás énekfüzetet, van, aki post it cetliken vezeti a teendőit, és persze vannak a hagyományos határidőnaplók, melyek különböző belsővel, rendszerrel és mérettel rendelkeznek. Én egy A5 méretű, puha borítású klasszikus határidőnaplót használok. Ez elfér a táskámban, és elegendő helyet tartalmaz egy napom megtervezéséhez. Inkább legyen nagyobb, mint túl kicsi, így átláthatóbb a rendszer.
A határidőnaplómban az egyes teendőkhöz színkódolást használok, így már csak ránézésre is meg tudom állapítani, milyen feladatok várnak rám aznap. Az állandó, ismétlődő programok pirossal, a fontos, határidős teendők zölddel, a napi elvégezendő feladatok pedig kékkel szerepelnek. Amint új időpontot kapok például a fogorvosnál, fogom a zöld filcemet, és beírom az adott naphoz. Ilyenkor, ha szükséges, egyes információkat is mellé írok: Telefonszám, pontos cím, esetleg ha valamit vinni kell magammal (leletek, TB kártya) ezeket is melléírom, így nem az utolsó pillanatban kell átgondolnom az időponttal kapcsolatos egyéb feladatokat. Sok esetben kiszámolom az indulás ideális időpontját is (busz, átszállás, forgalom), így biztosan nem kések el. Hasonlóan teszek a befizetési határidőkkel, vizsgaidőpontokkal is.
Vannak hetente ismétlődő, vagy bizonyos időközönként ismétlődő feladatok. Nálam a takarítás napja mindig a hétfő. Így hétfőkra mindig beírom ezt is a naplóba, mert ha rohanó napom van, vagy netán szabadságon vagyok, amikor azt sem tudom, milyen nap van, a bejegyzés felhívja a figyelmemet. Az évek során kitapasztaltam, mennyi időt vesz igénybe körülbelül a takarítás, így arra a 2 órára nem szervezek más programot. Igyekszem időponthoz kötni (pl. délután 4-től), így elkerülhetem a halogatást. Ha 4 óra, abbahagyom, amit eddig csináltam és elkezdem a feladatomat.
Bizonyos teendők változnak, csak bizonyos napokra és egyszeri alkalommal érvényesek. Ezek a napi teendőlisták, amiket jellemzően előző este írok meg a következő napra, vagy akkor jegyzem fel, amikor eszembe jut. Például ha késő este olvasom el az inboxom, és látom, hogy van egy levél, ami választ igényel, de már túl késő van hozzá, vagy tudom, hogy másnap az irodából szeretnék rá válaszolni, feljegyzem. Hasonlóan teszek, ha például mosni szeretnék, vagy kivasalni a megszáradt ruhákat. Ha a bevásárlás esedékes, azt is felírom, és hozzáragasztok egy post it-et, amire jegyzetelem a vásárlási listát. A legapróbb teendőket is feljegyzem, így biztosan nem marad el semmi. Másnap átolvasom a listát és elkezdem a feladatok teljesítését. Fontossági sorrendben haladok, azzal kezdem, ami semmiképp nem maradhat el. Ha egy feladatot elvégeztem, kihúzom a listáról, így átláthatóvá válik, milyen feladatokat kell még teljesítenem. Persze előfordul, hogy időközben kimerülök, elfáradok, vagy nem marad egy feladatra időm. Ilyenkor mérlegelem, hogy mennyire sürgős a dolog. Amennyiben úgy ítélem meg, hogy akár másnap is megvehetem a virágmagokat (például), akkor átírom a következő napra.
Igyekszem úgy rendszerezni, hogy egy napra ne jusson 100 teendő, míg a következő napra egy sem. Súlyozom a listákat, a nehezebb napokra igyekszem kevés, könnyen megoldható, tervezést nem igénylő feladatokat beütemezni – például egy email megírása – és az időigényesebb feladatokat a könnyebb napokra feljegyezni – például a több órát igénylő nagybevásárlást nem a legzsúfoltabb napra időzítem, hanem például péntekre, amikor pár órával korábban végzek a munkahelyemen.
A határidőnaplóm nélkülözhetetlen a mindennapjaim során, szinte életfeltételként kötődik hozzám. Mindig nálam van és ha új teendő vagy időpont kerül kilátásba, rögtön feljegyzem, így biztosan nem marad el semmi. Mindenesetre ez sem szentírás, bármikor tologathatom a teendőimet ide-oda, nem házifeladat, amit kötelezően teljesíteni kell másnapra. Csak egy irányvonalat ad, ami rendszert visz az életembe, így sokkal rendezettebbek, összeszedettebbek a napjaim, és rengeteg aggódástól és felesleges szorongástól kímélem meg magam.
Én a határidőnaplómat általában szeretem színesíteni, dekorálni. Sokszor ragasztok bele ezt-azt, inspiráló képeket, motiváló idézeteket. Ha nehéz napom lesz, akkor gyakran jegyzek fel az adott naphoz tartozó oldal tetejére egy mantrát, amit olvasgatok, mondogatok a mélypontokon, vagy a nemkívánatos feladataim elvégzése előtt.
Ha valaki nem szeretne papír formátumú naplót, akkor vannak más lehetőségek is. A Google Naptár az egyik legösszetettebb és legrendszerezettebb naptár, amit ismerek. Mobilon, tableten és PC-n is működik. A Gmail fiókoddal tudsz bejelentkezni és nyilvántartani a teendőidet. A beírt teendők minden felületen megjelennek, még akkor is, ha másik eszközről jelentkezel be. A naptár megosztható, mások számára szerkeszthető is, de akár lehet teljesen privát.
Kommentek
Kommenteléshez kérlek, jelentkezz be: